Brugge
Office

Coördineren en opvolgen van de dagelijkse personeelsplanning.Snel inspelen op ziektemeldingen, afwezigheden en onverwachte planningswijzigingen.Garanderen van een vlotte personeelsbezetting en continuïteit van de dienstverlening.Behandelen en opvolgen van klachten op een professionele en klantgerichte manier.Communiceren met medewerkers en betrokken partijen om passende oplossingen te vinden.Bewaken van de planning en kordaat optreden wanneer de situatie daarom vraagt.Beschikbaar zijn buiten de reguliere werkuren voor dringende situaties.

Bestaande klanten adviseren en begeleiden op het vlak van bedrijfsgerichte oplossingen.Duurzame klantenrelaties onderhouden en versterken door een persoonlijke en professionele aanpak.Actief prospecteren om nieuwe klanten aan te trekken en het klantenbestand in West- en Oost-Vlaanderen uit te breiden.De commerciële ontwikkeling van de toegewezen regio beheren en opvolgen.Klanten ondersteunen met deskundig technisch advies, afgestemd op hun behoeften en bedrijfsdoelstellingen.Klantentevredenheid bevorderen en streven naar langdurige samenwerkingen.Commerciële opportuniteiten identificeren en benutten.Samenwerken met collega's om de commerciële doelstellingen en groei van de organisatie te realiseren.De organisatie professioneel vertegenwoordigen bij klanten en binnen de landbouwsector.

Het volledige handelsproces van rijstproducten leren kennen, van internationale aankoop tot levering aan de klant.De aankooplogistiek vanuit producerende landen ondersteunen, waaronder containervervoer, zeevaart, binnenvaart, wegtransport en douaneafhandeling.Internationale aankoop- en transportdossiers administratief opvolgen.Facturen controleren en het voorraadbeheer opvolgen op verschillende opslaglocaties.Bestellingen verwerken en transporten naar klanten organiseren via wegtransport, intermodaal vervoer en binnenvaart.De goederenstromen opvolgen tussen leveranciers, opslagplaatsen en klanten in België, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en andere Europese landen.Productiesites regelmatig bezoeken om de kwaliteit van de grondstoffen te controleren en operationele procedures te evalueren.Productkennis opbouwen over verschillende rijstvariëteiten, teeltmethodes en productiegebieden.Op termijn commerciële activiteiten opnemen, waaronder internationale sourcing, aankoop en verkoop van rijstproducten.Aankopen organiseren vanuit Azië, Zuid-Amerika en Zuid-Europa en de verkoop binnen Europa ondersteunen.De logistieke processen coördineren en bewaken.Meewerken aan de toepassing en opvolging van kwaliteitssystemen, zoals GMP+ en BRC, en relevante duurzaamheidsinitiatieven.De geldende wetgeving rond onder andere pesticiden opvolgen.Kansen voor procesoptimalisatie en innovatie identificeren en voorstellen formuleren.Nauw samenwerken met collega's en rapporteren aan de Senior Manager.

Nieuwe transportopdrachten beoordelen, registreren en afstemmen met collega's.Chauffeurs, interne medewerkers en onderaannemers duidelijke instructies geven.De dagelijkse transportplanning opvolgen en aanpassen aan operationele wijzigingen en klantvragen.Transporten en aansluitingen efficiënt op elkaar afstemmen.Prioriteiten bepalen en de planning voortdurend optimaliseren.Communiceren met internationale vestigingen en interne planningsafdelingen.De uitvoering van transportopdrachten actief ondersteunen en opvolgen.Problemen en onverwachte wijzigingen snel en oplossingsgericht aanpakken.Administratieve gegevens verwerken, waaronder schadeclaims, wachturen en operationele informatie.Rapporteren aan de Supervisor Operations.Bijdragen aan een kwalitatieve, klantgerichte en efficiënte dienstverlening.

Administratieve opvolging van keuringen, onderhoud en herstellingen van containers, trailers en chassisCoördinatie en registratie van ACEP-keuringen en vlootonderhoudOpvolgen en verwerken van schadedossiers op basis van informatie en beeldmateriaalAfstemmen met interne en externe partijen voor correcte dossierafhandelingAanvragen, vergelijken en opvolgen van offertes bij externe leveranciersOpstellen en beheren van volledige onderhouds- en schadedossiersOndersteunen bij administratieve documenten voor internationaal goederenverkeer

Bestelbonnen opmaken aan de hand van een vaste prijslijst.Dagelijks contact onderhouden met leveranciers over prijzen, prijswijzigingen en leveringen.Het voorraadbeheer opvolgen via een ERP-systeem (Navision/SAP), waarbij de nodige opleiding intern wordt voorzien.Administratieve gegevens verwerken bij de levering van onderdelen en materialen.Voorraadlijsten opstellen en controleren om voldoende stock te garanderen.Bestellingen en voorraadbewegingen nauwkeurig registreren en opvolgen.Vrachtwagens laden en lossen.Onderdelen en materialen op de juiste locatie stockeren aan de hand van locatienummers.Werken met een heftruck, bij voorkeur een triplexheftruck.Onderdelen indien nodig met een bedrijfswagen naar de kade vervoeren.Werken met een manuele transpallet.Zorgen voor een ordelijk, overzichtelijk en efficiënt georganiseerd magazijn.

Beheren en onderhouden van CCTV-systemen, waaronder software-updates, beveiligingspatches, firmware-updates en het oplossen van technische storingen.Configureren, onderhouden en ondersteunen van toegangscontrolesystemen, zoals badgelezers, slagbomen, intercomsystemen en camerakoppelingen.Ontwerpen en implementeren van technische oplossingen voor uitbreidingen van terminals en infrastructuur.Ontwikkelen en aanpassen van beveiligingssystemen op basis van gewijzigde veiligheidsrichtlijnen en operationele behoeften.Monitoren van de prestaties, beschikbaarheid en betrouwbaarheid van camera- en toegangscontrolesystemen.Opsporen, analyseren en oplossen van technische problemen.Coördineren en opvolgen van externe leveranciers en aannemers bij installaties, onderhoudswerken en projectuitvoeringen.Ondersteunen en realiseren van nieuwe projecten rond camerabewaking en toegangscontrole, van ontwerp tot implementatie.Controleren of de beveiligingsinfrastructuur voldoet aan de operationele behoeften en geldende compliancevereisten.Bestaande systemen, processen en beveiligingsinfrastructuur voortdurend evalueren en verbeteren.Beheren en ondersteunen van systemen op verschillende locaties, waaronder Zeebrugge, Rotterdam en Vlissingen.

Samenwerken met interne stakeholders om veiligheidsprojecten en operationele activiteiten te evalueren en de naleving van Europese en lokale wetgeving te bewaken.Wijzigingen in wet- en regelgeving opvolgen en het management en de operationele teams informeren over relevante ontwikkelingen.Veiligheidsdocumentatie beheren en interne databanken actualiseren.Incidentmeldingen registreren, opvolgen en up-to-date houden.Veiligheidsgegevens verzamelen, analyseren en voorbereiden voor rapporteringen.Ondersteunen bij het ontwikkelen, implementeren en verbeteren van veiligheidsbeleid, procedures en preventieprogramma's.Meewerken aan interne veiligheidsaudits, workshops en preventieactiviteiten.Opleidingen, seminars en webinars rond gezondheid en veiligheid voorbereiden en organiseren.Knelpunten in bestaande processen identificeren en passende oplossingen voorstellen.Ondersteunen bij het uitvoeren van risicoanalyses en risicobeoordelingen.Samenwerken met HR aan een gestructureerd veiligheids- en preventietraject voor nieuwe medewerkers.Nieuwe veiligheidsprocedures en werkmethodes communiceren naar verschillende afdelingen en vestigingen.Meewerken aan uiteenlopende projecten rond welzijn, gezondheid en veiligheid op het werk.Regelmatig samenwerken met internationale teams en verplaatsingen uitvoeren binnen Europa.

Opvolgen en coördineren van douane- en grensformaliteiten binnen de scheepvaart- en havenactiviteiten.Toezien op de naleving van de geldende wet- en regelgeving rond douane en grenscontrole.Contact onderhouden met douaneautoriteiten, havenautoriteiten en andere bevoegde instanties.Aanvragen, verkrijgen en opvolgen van de nodige vergunningen en douaneautorisaties, zoals AEO, douane-entrepot en tijdelijke opslag.Fungeren als intern aanspreekpunt en expert voor douanegerelateerde vragen.Ondersteuning bieden aan interne afdelingen en externe partners bij douane- en compliancevraagstukken.Problemen bij douaneafhandelingen analyseren en oplossen om vertragingen in de goederenstroom te beperken.Interne procedures ontwikkelen, implementeren en actueel houden.KPI's en rapporteringen opstellen en opvolgen.Administratieve processen en IT-systemen evalueren en voortdurend verbeteren.Bijdragen aan de automatisering en optimalisatie van douaneformaliteiten.Periodiek stand-by beschikbaar zijn om de operationele werking te ondersteunen, ongeveer één keer per twaalf weken, tijdens weekends en in de vroege avond.

Dagelijks aansturen, begeleiden en motiveren van een team van acht medewerkers.Verantwoordelijkheid dragen voor een correcte, volledige en tijdige verwerking van de uitgaande facturatie.De werkplanning opstellen en de taken binnen het team efficiënt verdelen.Facturatieprocessen analyseren en optimaliseren om de efficiëntie en kwaliteit te verhogen.Interne controles ontwikkelen en implementeren om fouten en omzetverlies te voorkomen.Proactief problemen opsporen en samen met het team naar praktische oplossingen zoeken.Regelmatig overleggen met de commerciële, operationele en IT-afdelingen over nieuwe facturatiestromen.Klanten professioneel te woord staan bij facturatievragen en -problemen in het Nederlands en/of Engels.Het team ondersteunen bij de dagelijkse facturatiewerkzaamheden.Verbeteringsvoorstellen formuleren en hiervoor draagvlak creëren binnen de organisatie.Sporadisch verplaatsingen uitvoeren naar andere vestigingen in Nederland en Engeland.

Leiden, coördineren en opvolgen van de dagelijkse terminalactiviteiten en operationele teams.Toezien op de veiligheid, kwaliteit, efficiëntie en continuïteit van de havenoperaties.Coördineren van yard-, gate-, equipment- en laad- en losprocessen.Analyseren van incidenten en opvolgen van corrigerende en verbeterende maatregelen.Optimaliseren van operationele processen, werkstromen en beschikbare capaciteit.Nauw samenwerken met de afdelingen planning, techniek, stevedoring en safety.Aansturen, begeleiden en motiveren van operationele medewerkers.Opstellen en analyseren van operationele rapporten en KPI's.Professioneel communiceren en afstemmen met aannemers, onderaannemers en interne stakeholders.Snel en doordacht beslissingen nemen bij operationele uitdagingen.De geldende veiligheidsvoorschriften bewaken en toezien op de naleving ervan.Rapporteren aan de verantwoordelijke van de havenactiviteiten in Zeebrugge.

Gasten verwelkomen, informeren en wegwijs maken in de accommodatie en de beschikbare faciliteiten.Toeristische informatie verstrekken over de omgeving en lokale activiteiten.Check-in- en check-outprocedures uitvoeren en administratief opvolgen.Vragen en klachten behandelen en gepaste oplossingen voorstellen.Interne reservaties voor het restaurant beheren.Afrekeningen opmaken voor kamerverhuur, consumpties en andere diensten.Betalingen en betaalmiddelen controleren.Bijkomende diensten en extra producten aanbieden en verkopen.Telefonische en schriftelijke communicatie verzorgen.De salesafdeling ondersteunen bij groepsreservaties, offertes voor seminaries, dossieropvolging en facturatie.Sociale media, digitale informatiekanalen en interne communicatie ondersteunen en actualiseren.Meehelpen aan een vlotte dagelijkse werking en een optimale gasttevredenheid.

Aansturen, coachen en motiveren van het receptieteam.Opstellen van werkroosters en organiseren van de personeelsplanning.Coördineren en opvolgen van check-in, check-out en reserveringen.Behandelen van klachten en zoeken naar klantgerichte oplossingen.Beheren van administratieve taken, waaronder rapporteringen, betalingen en e-mailverkeer.Initiatieven nemen om de gasttevredenheid en dienstverlening voortdurend te verbeteren.Samenwerken met de verantwoordelijke voor meetings en evenementen bij de ontvangst en begeleiding van zakelijke klanten, seminaries en groepen.Ondersteunen bij groepsreservaties en het opmaken van offertes in samenwerking met de salesafdeling.Afstemmen met andere afdelingen, zoals housekeeping, keuken, bediening, animatie en technische dienst, om een vlotte werking te garanderen.

Voor onze klant zoeken we een analytische Demand & Supply Planner die zorgt voor een optimale productbeschikbaarheid. Je stemt vraag en aanbod op elkaar af en helpt de voorraad- en planningsprocessen verbeteren.Jouw takenJe vertaalt forecasts naar bestelvoorstellen en plaatst dagelijks bestellingen.Je volgt de voorraad en productbeschikbaarheid op en voorkomt tekorten, overschotten en verspilling.Je werkt nauw samen met aankoop, leveranciers en interne afdelingen.Je analyseert KPI's en zet cijfers om in concrete verbeteracties.Je optimaliseert de planning, voorraadniveaus en goederenstroom.

Als Strategic Sourcing Manager beheer je aankooptrajecten van A tot Z. Je combineert strategisch inzicht met een hands-on aanpak en weet de belangen van de organisatie te verdedigen tijdens onderhandelingen.Je takenpakket bestaat onder andere uit:Je ontwikkelt en implementeert aankoopstrategieën voor de Belgische en Nederlandse terminals.Je organiseert en begeleidt aanbestedingen en tenderprocedures.Je onderhandelt met leveranciers over contracten, prijzen en commerciële voorwaarden.Je beheert het volledige aankoopproces, van de initiële behoefteanalyse tot de contractuele afronding.Je analyseert aankoopgegevens, uitgavenpatronen, Total Cost of Ownership (TCO) en leveranciersprestaties.Je volgt KPI's, serviceafspraken en contractuele risico's nauwgezet op.Je ondersteunt technische teams bij complexe en strategische aankoopdossiers.Je werkt samen met internationale procurementcollega's om raamcontracten en leveranciersstrategieën op elkaar af te stemmen.Je bewaakt de naleving van interne procedures, wettelijke verplichtingen en compliancevoorschriften.Je detecteert mogelijkheden om kosten te besparen en zet verbeterinitiatieven om in concrete acties.Je rapporteert aan de Head of Ports en krijgt de ruimte om actief bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van het aankoopbeleid.

Als Head of Planning & Procurement neem je de eindverantwoordelijkheid op voor de strategische ontwikkeling en dagelijkse aansturing van planning en procurement.Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:Strategie en visie: Je ontwikkelt een geïntegreerde strategie voor transportplanning en aankoop, afgestemd op de langetermijnambities en operationele behoeften van de organisatie.Leiderschap: Je geeft richting aan de planning- en procurementteams, bepaalt prioriteiten en creëert een omgeving waarin samenwerking, initiatief en resultaten centraal staan.Capaciteitsbeheer: Je vertaalt verwachte volumes en forecasts naar concrete behoeften op vlak van transportcapaciteit, middelen en leveranciers.Operationele prestaties: Je bewaakt de kwaliteit, betrouwbaarheid en kostenefficiëntie van de transportactiviteiten. Aan de hand van KPI's, data en marges identificeer je verbeterpunten en stuur je gericht bij.Strategische inkoop: Je beheert het volledige aankoopproces, van leveranciersselectie en contractonderhandelingen tot de opvolging van afspraken, prestaties en kosten.Risicobeheer: Je brengt mogelijke knelpunten in capaciteit, leveranciers en transportstromen tijdig in kaart en werkt oplossingen uit om de continuïteit te verzekeren.Procesoptimalisatie: Je initieert verbeterprojecten, standaardiseert werkprocessen en benut digitalisering en automatisering om de efficiëntie verder te verhogen.Samenwerking: Je bouwt sterke samenwerkingsverbanden uit met onder meer Customer Service, Commercial, Fleet, Shipping, Rail en Finance.Teamontwikkeling: Je coacht leidinggevenden en medewerkers, stimuleert eigenaarschap en volgt doelstellingen en persoonlijke ontwikkeling actief op.Rapportering: Je adviseert de COO over de behaalde resultaten, strategische keuzes, operationele risico's en toekomstige investeringsbehoeften.

Je staat in voor de dagelijkse planning en opvolging van de transportcombinaties.Je coördineert de werkzaamheden van de chauffeurs en waakt over een efficiënte inzet van de transportmiddelen.Je volgt de laad- en lostijden bij klanten nauwgezet op en houdt rekening met de wettelijke rij- en rusttijden.Je anticipeert op wijzigingen en grijpt snel in wanneer zich problemen of vertragingen voordoen.Je werkt nauw samen met je collega's om de dagelijkse transportoperaties in goede banen te leiden.Je neemt deel aan de permanentiedienst. Tijdens de week gebeurt dit in overleg met je collega's, waarbij je gemiddeld om de dag permanentie hebt. Ook in het weekend neem je gemiddeld twee keer per maand de permanentie voor je rekening.Je werkdag start flexibel tussen 7u30 en 9u30 en eindigt uiterlijk om 18u06.

Coördinatie van het vlootbeheer: je bewaakt het beheer en de beschikbaarheid van containers, trailers en chassis en zorgt voor een efficiënte inzet van het materieel.Operationele opvolging: je zorgt ervoor dat nieuwe assets administratief en operationeel gebruiksklaar worden gemaakt.Onderhoud en keuringen: je coördineert de opvolging van onderhoud, herstellingen en jaarlijkse keuringen en onderhoudt hiervoor contacten met de betrokken keuringsdiensten.Aankoop en leveranciersbeheer: je stemt af met leveranciers over de aankoop van benodigdheden, zoals spanbanden en zegels.Interne samenwerking: je werkt nauw samen met het planningsteam en de werkplaats en zorgt ervoor dat de verschillende werkzaamheden goed op elkaar aansluiten.Schadebeheer: je bewaakt de registratie en opvolging van schadegevallen en zorgt ervoor dat de bijbehorende dossiers correct worden afgehandeld.Administratieve controle: je ziet toe op een correcte verwerking van boetes en schades en zorgt ervoor dat de kosten op de juiste manier worden doorgerekend aan onderaannemers.Optimalisatie: je signaleert knelpunten en neemt initiatief om de dagelijkse werking efficiënter te organiseren.

Als Administratief Medewerker Vlootbeheer zorg je ervoor dat de administratie rond het onderhoud en beheer van de vloot correct en tijdig wordt uitgevoerd.Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:Keuringen en onderhoud: je bewaakt de planning en opvolging van keuringen en herstellingen aan wegtrailers en containerchassis.Containerbeheer: je volgt de periodieke ACEP-keuringen en eventuele herstellingen aan containers op.Schadeonderzoek: je onderzoekt schadegevallen aan containers, trailers en chassis aan de hand van fotomateriaal en verzamelt de nodige bewijsstukken.Beheer van claimdossiers: je zorgt voor een correcte administratieve opvolging van schademeldingen en bijbehorende dossiers.Offertes beoordelen: je analyseert offertes van externe herstelbedrijven kritisch en beoordeelt de voorgestelde werkzaamheden en kosten.Administratieve verwerking: je houdt technische gegevens en documenten zorgvuldig bij en zorgt ervoor dat dossiers volledig en up-to-date blijven.Samenwerking met partners: je onderhoudt contacten met interne collega's en externe partijen om onderhouds- en herstelwerkzaamheden vlot te laten verlopen.

Als Administratief Medewerker Transport zorg je ervoor dat de administratieve verwerking van transportopdrachten correct en tijdig verloopt.Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:Verwerking van transportgegevens: je verwerkt de uitgevoerde ritten en zorgt ervoor dat transporteurs correct en tijdig worden uitbetaald.Opvolging van boetes: je verwerkt eventuele boetes en zorgt ervoor dat deze tijdig worden betaald en correct worden doorgerekend aan de betrokken partijen.Facturatie: je staat in voor de administratieve verwerking van inkomende leveranciersfacturen.POD-administratie: je volgt de nodige transportdocumenten en bewijzen van levering (Proof of Delivery) op en zorgt ervoor dat de administratie volledig is.Contact met transporteurs: je onderhoudt sporadisch telefonisch contact met vervoerders om informatie op te vragen of administratieve zaken af te stemmen.Algemene administratie: je bewaakt de nauwkeurigheid en volledigheid van de dossiers en zorgt ervoor dat de verschillende administratieve processen vlot verlopen.