Description de fonction

Responsabilité et missions

Nous recherchons pour l'un de nos clients un(e) Customer Service Assistant pour renforcer l'équipe administrative et commerciale.

PÉRIMÈTRE DU POSTE

• Attribution des clients par pays/région ou groupe de clients

• Gestion des clients de toutes les usines CEMEA

• Environ 250 combinaisons produit/emballage à gérer

• Environ 3000 commandes par an

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

1. Traitement des commandes

• Encoder avec précision les commandes clients dans le système

• Vérifier les détails des commandes (produit, quantité, prix, disponibilité, etc.)

• Établir des offres commerciales précises dans SAP

• Acheminer les commandes vers le bon département pour exécution

• Suivre le statut des commandes et garantir une livraison dans les délais

2. Communication avec les clients

• Être le point de contact principal pour les demandes des clients

• Fournir des mises à jour régulières sur les commandes, expéditions et délais de livraison

• Informer immédiatement les clients en cas de rupture de stock, problème qualité ou retard logistique

• Enregistrer les remarques des clients dans la base de données

• Enregistrer les plaintes clients de manière détaillée et assurer leur suivi

• Gérer les attentes des clients et résoudre leurs préoccupations

• Communiquer avec l'équipe commerciale concernant les sujets clients

• Développer une bonne compréhension des clients, produits et applications

3. Gestion du processus Order to Cash

• Suivre l'ensemble du processus de la réception de commande jusqu'au paiement

• Coordonner la facturation afin de garantir des factures exactes et envoyées à temps

• Envoyer les factures PDF aux clients selon leurs besoins (quotidien, hebdomadaire ou mensuel)

• Relancer les paiements en retard et résoudre les écarts de facturation

• Collaborer avec le service financier pour l'imputation correcte des paiements

4. Collaboration interservices

• Coordonner avec la logistique et l'entrepôt pour assurer des livraisons exactes et ponctuelles

• Collaborer avec le service finance pour le suivi des transactions et paiements

• Communiquer tout retard ou problème aux équipes internes concernées et aux clients

5. Encodage des données et gestion administrative

• Maintenir des données clients exactes dans le système ERP

• Maintenir les prix corrects dans l'ERP

• Collaborer avec l'équipe commerciale sur les prévisions et volumes de vente

• Mettre à jour les informations liées aux fluctuations de production chez les clients

• Préparer et classer les rapports sur le suivi des commandes, paiements et retours clients

• Garantir l'intégrité des dossiers clients

• Conserver des notes détaillées sur les interactions avec les clients

6. Amélioration continue

• Identifier et proposer des améliorations dans le processus Order to Cash

• Participer aux formations pour rester à jour sur les systèmes et bonnes pratiques

• Collaborer avec l'équipe pour améliorer la satisfaction client et l'efficacité opérationnelle

• Travailler dans des boîtes mail partagées